Peak Estates ERP

Растяща агенция за недвижими имоти в България управляваше цялата си дейност чрез таблици, бележки в телефони и съобщения в групови чатове. Обявите за имоти се поддържаха в една таблица, изискванията на клиентите в друга, а графиците за огледи съществуваха само в текстови разговори между брокерите. Когато клиент се свързваше с конкретни критерии — локация, площ, бюджет, удобства — брокерите трябваше ръчно да претърсват стотици записи, за да идентифицират подходящи имоти, без гаранция, че всички съвпадения са намерени. Подготовката на договори беше най-времеемкият процес. Разписки за депозити, наемни договори, приемо-предавателни протоколи и комисионни документи бяха отделни Word файлове, изпращани по имейл.

Всеки договор изискваше ръчно прехвърляне на данни за клиента, имота, дати и финансови условия в шест отделни шаблона — процес, който отнемаше около 30 минути на транзакция и носеше значителен риск от грешки. Ръководството нямаше оперативна видимост. Нямаше начин да се оцени индивидуалното представяне на брокерите, да се идентифицират застояли имоти, да се проследи фунията за продажби или да се измери конверсията без ръчно събиране на информация от всеки член на екипа. Нови обяви се появяваха ежедневно в порталите за имоти, но без систематично наблюдение агенцията редовно пропускаше възможности, които конкурентите улавяха първи.

DSX разработи единна платформа, управляваща пълния оперативен процес на агенцията — от придобиването на имот до подписването на договор. Всеки имот поддържа подробен профил, включващ снимки с конфигурируемо подреждане, детайлни спецификации, история на депозитите с пълна одитна следа, информация за контакт със собственика и автоматизирани индикатори за статус, базирани на активността. Системата за съвпадение на клиенти позволява на брокерите да въведат предпочитанията — район, тип имот, ценови диапазон, желана площ — и мигновено да получат списък с всички подходящи имоти от портфолиото. Подбраните варианти могат да бъдат изпратени директно на клиента с едно действие. Проследяването на комуникацията записва всяко телефонно обаждане с автоматично логване на продължителността, планира и следи всички огледи през целия им цикъл и съхранява пълната история на взаимодействията с всеки клиент — осигурявайки приемственост, когато различни членове на екипа работят с един и същ клиент. Генерирането на договори беше съкратено от 30 минути до под 60 секунди. Брокерите избират необходимите видове документи, въвеждат променливите данни веднъж и генерират всички документи — поотделно или като пълен пакет.

Шест стандартизирани шаблона за правни документи с автоматично попълване на данни елиминираха изцяло грешките от ръчно преписване. Автоматизираният мониторинг на пазара сканира порталите за имоти по дефиниран график, импортира нови обяви със снимки и идентифицира дубликати — премахвайки необходимостта от ежедневни ръчни проверки. Аналитичното табло предоставя на ръководството оперативни данни в реално време: ключови показатели за ефективност със седмични тенденции, класация на брокерите по представяне, фуния за продажби, проследяваща потенциални клиенти от първия контакт до затворена сделка, хийтмап на активността за 90-дневни периоди и сравнителни отчети, идентифициращи тенденции в представянето на екипа. Автоматизирани процеси за поддръжка се грижат за рутинното управление на данните — актуализиране на статуси на имоти, управление на изтичащи документи, архивиране на приключени взаимодействия и изчистване на остарели известия — осигурявайки актуалност на системата без ръчна намеса.